1. Aceptación
Estas Condiciones regulan el uso del software en la nube Senda ERP, operado por Datryon S.A.S., NIT 902.062.308-0. Al pagar, activar o acceder al Software, el Suscriptor y sus Usuarios aceptan íntegramente este acuerdo, que se complementa con los Términos y Condiciones y la Política de Tratamiento de Datos.
2. Definiciones
- Acuerdo: estas Condiciones y sus anexos, junto con la cotización y la factura.
- Aliado Contador: profesional o despacho contable que usa Senda para atender a sus clientes.
- SaaS: software entregado como servicio, accesible por internet, sin instalación local.
- Suscriptor / Usuario / Datos / Plan: según se definen en los Términos y Condiciones.
3. Objeto del acuerdo
Senda otorga al Suscriptor un derecho de acceso no exclusivo al Software bajo modalidad SaaS, por el término de la suscripción, para gestionar su operación contable, tributaria, comercial y de nómina.
4. Modalidades y planes
El Software se ofrece en distintos Planes (Semilla, Creciente, Empresa y Despacho), cada uno con límites de empleados, bodegas, NITs, centros de costo y funcionalidades. Los alcances vigentes son los publicados en el sitio al momento de contratar.
5. Obligaciones del suscriptor
5.1 Generales
- Realizar la parametrización e implementación conforme a su operación.
- Pagar las tarifas y suministrar información veraz.
- Dar trato respetuoso al personal de soporte y no revender el Servicio.
5.2 En materia de seguridad
- Usar contraseñas robustas y autenticación de dos factores.
- Evitar el acceso no autorizado y administrar responsablemente los permisos de sus Usuarios.
5.3 Sobre la información almacenada
- Mantener sus propias copias de seguridad y planes de contingencia.
- Verificar periódicamente la integridad de su información y protegerla frente a software malicioso en sus equipos.
6. Obligaciones de Senda
- Habilitar el Servicio y asignar credenciales de acceso.
- Mantener disponibles guías, documentación y capacitación.
- Brindar soporte y garantía en los términos de este acuerdo.
7. Exclusiones y limitaciones
Salvo pacto expreso, Senda no presta servicios presenciales, ni asesoría contable, tributaria o jurídica, ni se responsabiliza por ataques informáticos externos, por el uso incorrecto del Software o por la calidad de la conexión a internet del Suscriptor.
8. Tarifas y cargos
Las tarifas corresponden al Plan contratado y se pagan de forma anticipada. La mora en el pago genera la suspensión del Servicio. El almacenamiento o los documentos adicionales podrán tener cargos independientes. Las promociones se rigen por sus condiciones particulares y su vigencia.
9. Activación, renovación, suspensión y conversión
9.1 Activación
La suscripción tiene la vigencia contratada a partir de su activación. Sin pago, el acceso no se habilita.
9.2 Renovación
La suscripción puede renovarse de forma automática según la periodicidad elegida. En caso de no renovación, la información permanecerá disponible para exportación durante el plazo informado (por ejemplo, 30 días).
9.3 Suspensión
Ante la falta de pago se suspende el acceso; transcurrido el plazo informado, la información podrá eliminarse.
9.4 Conversión
El Suscriptor puede cambiar de Plan. La información del Plan anterior quedará disponible en consulta durante el plazo informado.
10. Uso de marcas
Queda prohibido el uso de las marcas, logotipos y signos distintivos de Senda o de terceros sin autorización previa y escrita.
11. Versiones de prueba y obsequios
Las pruebas gratuitas tienen la duración informada (por ejemplo, 15 días) y no habilitan la emisión de documentos electrónicos ante la DIAN (facturas, notas, documento soporte ni nómina electrónica), la cual se activa únicamente con una suscripción vigente. Si finalizada la prueba no se adquiere una suscripción, los Datos podrán eliminarse.
12. Acuerdo de niveles de servicio (SLA)
12.1 Garantía
Senda procurará corregir los errores reportados que le sean atribuibles. El Suscriptor es responsable de validar su información y de mantener mecanismos de contingencia.
12.2 Disponibilidad
Senda procura una disponibilidad del Servicio de 99,5% mensual, excluyendo mantenimientos planeados, fuerza mayor y fallas atribuibles al Suscriptor o a terceros.
12.3 Mantenimiento y soporte
El soporte se presta por canales virtuales en el horario publicado: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m. (hora de Colombia), excluyendo domingos y festivos. Los mantenimientos planeados se informarán con antelación cuando sea posible.
12.4 Actualizaciones
Senda incorpora mejoras y cambios normativos conforme a su plan de desarrollo. No está obligada a implementar toda solicitud de actualización.
13. Confidencialidad
Ambas partes protegerán la información confidencial a la que accedan con ocasión del acuerdo. Senda podrá usar datos de forma anonimizada y agregada para fines estadísticos y de mejora del Servicio.
14. Datos personales almacenados en el Software
Respecto de los datos personales almacenados por el Suscriptor, este actúa como Responsable y Senda como Encargado, conforme a la Ley 1581 de 2012. Las actividades de tratamiento incluyen almacenamiento, procesamiento, análisis estadístico y mantenimiento, según la Política de Tratamiento de Datos.
15. Facturación electrónica
15.1 Alcance y política de uso razonable
La emisión de documentos electrónicos (facturas, notas crédito y débito, documento soporte, nómina electrónica y demás) se presta bajo una política de uso razonable asociada a los límites del Plan contratado (empleados, ingresos y volumen esperado de documentos). Cuando el Suscriptor supere dicho volumen, podrá adquirir paquetes adicionales de documentos o cambiar a un Plan superior. Senda podrá informar y aplicar topes cuando un uso resulte atípico o desproporcionado frente al Plan.
Senda emite los documentos electrónicos a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN; el Suscriptor conserva la responsabilidad sobre el contenido y los efectos de los documentos que emite.
15.2 Deber formal de expedir factura
El emisor es responsable de contar con los datos correctos del adquirente y de cumplir los lineamientos de la DIAN.
15.3 Eventos electrónicos
El adquirente podrá registrar el acuse de recibo y el recibo del bien o servicio; el emisor podrá registrar la aceptación tácita conforme a la normativa vigente.
15.4 Contingencia
El Suscriptor debe mantener un mecanismo de facturación de contingencia conforme a la normatividad de la DIAN para operar ante inconvenientes tecnológicos.
15.5 Nómina electrónica
Ante inconvenientes tecnológicos, la transmisión deberá realizarse dentro del plazo legal una vez superado el inconveniente; el Suscriptor conserva los soportes.
16. Firma digital
Cuando aplique, el Suscriptor autoriza a Senda para gestionar ante la entidad certificadora la solicitud, uso y renovación del certificado de firma digital, de uso exclusivo dentro del Software y conforme a las políticas del proveedor de certificación.
17. Uso de API
El uso de las interfaces de programación (API) de Senda, cuando esté disponible, se sujeta a la documentación técnica y a los límites de uso publicados. El Suscriptor es responsable del uso que hagan sus integraciones y desarrolladores.
18. Notificaciones
Las notificaciones se surtirán a las direcciones registradas por las partes. Para efectos del acuerdo, el domicilio contractual es Bogotá D.C., Colombia. Contacto: 320 902 3733.